Firemnictví je služba a aplikace. To znamená, že my pro vás a za vás děláme nezbytnou administrativu spojenou s vkládáním a upravováním informací, dat a dokumentů do internetové aplikace (vašeho informačního systému).

V té pak všechny informace a dokumenty najdete přehledně uspořádané, evidované podle šablon, vzájemně propojené a s naplánovanými důležitými termíny. Viz ukázky.

Abychom za vás mohli toto dělat, musíme samozřejmě od vás (a vašich pověřených kolegů) dostávat nezbytné podklady, to jsou pokyny, dokumenty, fotografie, soubory atd. A to tak, jak vám to vyhovuje, například:

• E‑mailem – buď nám vytvoříte e‑mailovou schránku ve vaší doméně, např. firemnictvi@vasefirma.cz, nebo vytvoříme my schránku vám u nás vasefirma@firemnictvi.cz, tam pak vše odesíláte.
• Telefonem – můžete zavolat své správkyni informací například cestou z jednání a říct jí, že máte nového zákazníka, bude nová zakázka, co chcete zapsat z jednání atd.
• Rychlými zprávami – přes Skype, WhatsApp apod. můžete zadávat požadavky i poslat soubory.
• Svozem osobně – když nemáte, neumíte nebo nechcete digitalizovat některé podklady, které nejsou v elektronické podobě, tak se pro ně zastavíme. Podle domluvy pravidelně, nebo jednorázově podle potřeby. My je pak naskenujeme a buď necháme v archivu, nebo při dalším svozu přivezeme zpět.

Celé to pak funguje následovně:

Před zahájením si domluvíme a doladíme, jaké typy informací budete chtít evidovat, jak budeme získávat podklady, jestli chcete nebo je potřeba individuálně upravit šablony na míru, kteří vaši kolegové budou mít přístup do aplikace, kam kdo smí a kam ne atd. A pak začne rutinní provoz:

1. Posíláte podklady domluvenými způsoby, nebo si pro ně jezdíme.
2. My podle vašich pokynů informace zpracujeme. To znamená, že vytvoříme v aplikaci evidenční kartu, vyplníme základní údaje, upravíme, pojmenujeme a vložíme do příloh soubory a dokumenty, vložíme fotografie … vše, co od vás dostaneme. Navíc podle potřeby dohledáme další údaje v dostupných zdrojích, jako jsou veřejné rejstříky, katastr, sociální sítě, internetové stránky apod.
   • Ke kartám pak podle vašich pokynů naplánujeme důležité termíny, například platnosti smluv, nabídek, dokladů, výpisů, certifikátů, školení, STK, nebo upozornění na servisní prohlídky, revize, pohovory, akce atd.
   • Informace pak dále podle vašich pokynů aktualizujeme, doplňujeme a archivujeme.
3. Vy používáte aplikaci jako váš informační systém, kde máte vše na jednom místě. Z počítače, tabletu nebo mobilu, kdykoliv chcete. Přes vstupní rozcestník a složky, nebo pomocí vyhledávání, se rychle dostanete ke všem informacím.
4. Když nastane termín upozornění na naplánované události, přijde vám e‑mailem zpráva, ze které se jedním kliknutím dostanete na evidenční kartu. Všechny upozornění máte také v úkolovníku přímo v aplikaci.

A takto pořád dokola, pečlivě a důsledně vám udržujeme digitální pořádek a vy máte všechno po ruce v jedné aplikaci, přesně když potřebujete.

Pokud si dovedete něco představit evidované asi jako internetovou stránku (kartu), která:

• obsahuje texty, obrázky, tabulky, fotky, komentáře,
• má k sobě jako přílohy přiřazené dokumenty a soubory v nejrůznějších formátech (pdf, office, zip, apod.),
• obsahuje odkazy na jiné související informace,
• je přístupná pouze vám a komu dovolíte,
• vám pošle upozornění e‑mailem na důležité události,

pak je to vhodné pro evidenci ve Firemnictví. Podívejte se, jak to může vypadat.

Například

• Obchodní partnery, zakázky, smlouvy, zápisy z jednání, výběrová řízení, …
• Nemovitosti, stroje, zařízení, vozový park, počítače, tiskárny, SW licence, nehmotný majetek, …
• Zaměstnance, certifikáty, školení, semináře, pohovory, pracovní smlouvy, …
• Školicí materiály, směrnice, pracovní postupy, metodiku, knihovnu, …
• Marketingové materiály, produktové listy, grafické manuály, inzerci, akce, …
• Finanční výkazy, daňová přiznání, kontrolní hlášení, reporty, statistické výkazy, …
• Korespondenci, datové zprávy, legislativní dokumenty, …
• Členskou základnu, poplatky, akce spolku/klubu, fotodokumentace, …
• Doklady, fotky, scany, kopie, …
• Soukromou sbírku, auta, obrazy, …
• …

Aplikace Firemnictví je implementována a provozována v internetové službě Plus4U (www.plus4u.net ). Za vývojem této technologie stojí jedna z největších a mezinárodně nejúspěšnějších českých softwarových firem Unicorn (www.unicorn.com ), jejíž software využívají energetické firmy v celé Evropě.

Internetová služba Plus4U umožňuje a zajišťuje:

• procentuální dostupnost 99 % mimo plánované technické odstávky,
• obnovu dat, která byla vytvořena 15 minut a více před případným selháním,
• přihlašování pomocí dvou hesel,
• jednoznačné a individuální přidělování přístupů k informacím,
• víceúrovňovou ochranu informací pomocí stupňů utajení,
• šifrování přenosu dat.

Velmi důležitá je pro nás důvěrnost a bezpečnost informací. Proto:

• Všechny informace a data v aplikaci Firemnictví jsou stále vaším majetkem.
• Všechny vaše informace považujeme za velmi důvěrné a striktně o nich zachováváme mlčenlivost.
• Osobní data uživatelů nikdy neposkytujeme žádné třetí osobě.
• Každý(á) zaměstnanec(kyně) musí smluvně dodržovat důvěrnost informací.
• I v případě ukončení spolupráce s námi máte zajištěn přístup k informacím u provozovatele internetové služby Plus4U, kde je aplikace Firemnictví implementována a provozována.